Ending Professional Calls Politely

1. L'importance de la "Prise de Congé"

En français, l'acte de conclure une interaction s'appelle la "prise de congé". Dans un contexte professionnel, et surtout au téléphone, cette étape ne doit jamais être négligée. Ce sont les derniers mots que le client entendra, et ils peuvent confirmer ou annuler toute la bonne impression que vous avez construite pendant l'appel.

Pour comprendre pourquoi cette dernière étape est si importante, je vous invite à regarder un court extrait d'une vidéo de formation.

Comme vous l'avez entendu, il est "essentiel de le soigner" (it is essential to take care of it). Une fin d'appel professionnelle montre au client qu'il a été entendu et respecté jusqu'au bout.

2. Les Étapes et Phrases Clés pour une Fin d'Appel Réussie

Une bonne prise de congé n'est pas juste un "au revoir". C'est une courte séquence qui suit quelques étapes logiques. Nous allons les décomposer et voir les phrases associées.

Étape A : Confirmer que tout est réglé

Avant de conclure, assurez-vous que vous avez répondu à toutes les questions du client. Cela montre que vous êtes attentif à ses besoins.

• Est-ce que vous avez d'autres questions ? (Do you have other questions?)
• Puis-je vous aider avec autre chose ? (Can I help you with anything else?)

Étape B : Offrir une aide future

Rassurez le client en lui faisant savoir que vous restez disponible pour lui à l'avenir. Cela renforce la confiance.

• N'hésitez pas à nous appeler au besoin. (Don't hesitate to call us if needed.)
• Nous restons à votre disposition. (We remain at your disposal.)

Étape C : Remercier et Personnaliser

Remerciez le client pour son appel. Si possible, utilisez son nom pour personnaliser l'échange. Terminez par une formule de politesse adaptée au moment de la journée.

• Merci de votre appel, Monsieur Dupont. (Thank you for your call, Mr. Dupont.)
• Je vous remercie pour votre temps. (I thank you for your time.)
• Je vous souhaite une excellente journée / fin de journée / soirée. (I wish you an excellent day / end of the day / evening.)

Regardons maintenant une ressource qui combine magnifiquement ces étapes en une seule phrase complète.

La phrase que vous venez de lire est un excellent modèle :
« Voilà, Monsieur/Madame (nom du client). Si vous avez besoin d’autres informations à ce sujet, n’hésitez pas à me rappeler. J’ai été heureux de pouvoir vous être utile et je vous remercie de votre appel. Je vous souhaite une excellente journée ! »

Elle contient toutes les étapes : confirmation, offre d'aide future, remerciement et vœux.

Voici une synthèse visuelle de la structure d'un appel, où la conclusion est la dernière étape cruciale.

3. Exemples Pratiques et Phrases Utiles

Voici une liste de phrases utiles que vous pouvez combiner pour créer votre propre formule de prise de congé.

Synthèse des phrases utiles :

• Merci beaucoup (pour votre appel).
• Merci et bonne journée.
• Je vous en prie. Au revoir, Monsieur/Madame.
• Merci encore et à bientôt.

4. Ce qu'il Faut Absolument Éviter

Pour bien comprendre ce qu'est une bonne prise de congé, il est très utile de voir ce qu'il ne faut pas faire.

Comme le souligne la ressource de CitizenCall, il faut "Évitez de raccrocher le premier et brutalement".

À retenir, les erreurs à ne pas commettre :

• Être brusque : Bon, on a fait le tour, au revoir.
• Donner l'impression d'être pressé : J'ai un autre appel, il faut que je vous laisse.
• Raccrocher sans un mot après que le client a dit "merci, au revoir". Attendez toujours que le client ait raccroché ou laissez une petite seconde avant de raccrocher vous-même.
• Utiliser des excuses peu crédibles (comme le fameux Je suis dans un tunnel alors que vous êtes dans un bureau).

Conclusion

Félicitations ! Vous avez maintenant tous les outils pour gérer un appel téléphonique professionnel du début à la fin. Conclure un appel avec professionnalisme est la signature d'un excellent service client.

Points clés à retenir :

• La prise de congé est la dernière impression que vous laissez ; elle doit être soignée.
• Suivez une séquence logique : Confirmez -> Offrez une aide future -> Remerciez et personnalisez -> Dites au revoir.
• Utilisez des phrases clés comme Avez-vous d'autres questions ?, N'hésitez pas à nous appeler, Je vous remercie de votre appel, et Je vous souhaite une excellente journée.
• Ne soyez jamais brusque et ne raccrochez pas le premier.

Ceci conclut notre module sur les conversations téléphoniques. Dans le prochain module, nous entrerons dans des scénarios de service client plus spécifiques. Notre première leçon portera sur une compétence essentielle : comment s'excuser et exprimer de l'empathie face au problème d'un client.

À très bientôt pour la suite de votre formation