Saisie manuelle d'une facture fournisseur

Introduction

Cette leçon se concentre sur l'une des tâches les plus courantes en comptabilité : saisir manuellement une facture reçue d'un fournisseur. Recevoir une facture, que ce soit par email ou par courrier, et l'enregistrer correctement dans votre système est fondamental pour suivre vos dépenses, gérer vos paiements et tenir une comptabilité juste.

L'objectif est de vous rendre capable de prendre une facture fournisseur et de la retranscrire fidèlement dans Odoo. Nous allons voir où aller dans le logiciel, quels champs remplir, et comment finaliser l'opération. Cette compétence est au cœur de l'organisation et de l'efficacité que vous souhaitez acquérir.

1. Le chemin pour créer une facture fournisseur

Lorsque vous recevez une facture, la première étape est de vous rendre au bon endroit dans Odoo pour la saisir. Il y a une voie principale pour cela.

Un article de blog explique très bien ce processus avec un exemple concret, comme la saisie d'une facture de téléphone.

Comme vous l'avez lu, le chemin standard est :

1. Allez dans le module Comptabilité.
2. Cliquez sur le menu Fournisseurs en haut de l'écran.
3. Cliquez sur Factures.
4. Enfin, cliquez sur le bouton Créer.

Vous voilà sur le formulaire de création d'une nouvelle facture fournisseur.

2. Remplir les informations de la facture

Un formulaire de facture se compose de deux parties principales : l'en-tête (informations générales) et les lignes de facture (le détail de ce que vous avez acheté).

La documentation officielle d'Odoo détaille précisément chaque champ important.

Voici une image qui illustre bien ces champs clés sur le formulaire Odoo :

Exercice pratique n°1 : Saisie de l'en-tête

Appliquons cela directement. Dans votre base de données Odoo, vous allez saisir une facture fictive provenant du fournisseur que vous avez créé lors de la leçon précédente.

Scénario : Vous avez reçu une facture de Fournitures Pro SA.

• Numéro de la facture : FP-2024-058
• Date de la facture : La date d'aujourd'hui.
• Conditions de paiement : 30 jours nets.

Vos actions dans Odoo :

1. Suivez le chemin Comptabilité > Fournisseurs > Factures et cliquez sur Créer.
2. Dans le champ Fournisseur, commencez à taper Fournitures Pro et sélectionnez le bon fournisseur dans la liste.
3. Dans le champ Référence Facture, saisissez FP-2024-058. C'est le numéro que le fournisseur a donné à sa facture, c'est très important pour le suivi.
4. Le champ Date de facturation se remplit automatiquement avec la date du jour. Vous pouvez le laisser tel quel.
5. Cliquez sur le champ Conditions de paiement et sélectionnez 30 Jours Nets. La date d'échéance se calculera automatiquement.

Ne confirmez pas encore ! Nous allons maintenant ajouter le détail de la facture.

3. Ajouter les lignes de facture

Les lignes de facture décrivent chaque article ou service que vous avez acheté. C'est ici que vous indiquez à Odoo non seulement quoi vous avez acheté, mais aussi comment cette dépense doit être classée en comptabilité.

Pour chaque ligne, vous devez renseigner :

• Libellé : Une description du produit ou service.
• Compte : C'est le champ le plus important. Il s'agit du compte de charge (commençant souvent par '6' dans le plan comptable français) qui correspond à la nature de la dépense. Par exemple, 606400 Fournitures administratives.
• Quantité : Le nombre d'unités achetées.
• Prix : Le prix unitaire hors taxes.
• Taxes : Le taux de TVA applicable. Odoo le propose souvent par défaut.

Exercice pratique n°2 : Saisie des lignes

Continuons avec notre facture de Fournitures Pro SA. Elle contient les articles suivants :

• 10 ramettes de papier A4 à 5€ l'unité.
• 2 cartouches d'encre à 45€ l'unité.

Vos actions dans Odoo :

1. Sur la facture que vous avez commencée, allez dans l'onglet Lignes de facture.
2. Cliquez sur Ajouter une ligne.
3. Pour la première ligne :
   • Libellé : Ramettes de papier A4
   • Compte : Tapez 606400 et sélectionnez Fournitures administratives.
   • Quantité : 10
   • Prix : 5.00
4. Cliquez à nouveau sur Ajouter une ligne.
5. Pour la seconde ligne :
   • Libellé : Cartouches d'encre noires
   • Compte : Sélectionnez à nouveau 606400 Fournitures administratives.
   • Quantité : 2
   • Prix : 45.00
6. Vérifiez que le total calculé par Odoo correspond bien au total de votre facture fictive (10 * 5€ + 2 * 45€ = 50€ + 90€ = 140€ hors taxes).

4. Confirmer la facture

Une fois que toutes les informations sont correctes, la dernière étape consiste à confirmer la facture. Cette action est importante : elle génère l'écriture comptable correspondante et rend la facture "officielle" dans votre comptabilité. Une fois confirmée, une facture ne peut plus être modifiée directement.

Exercice pratique n°3 : Confirmation

1. Reprenez votre facture dans Odoo.
2. Vérifiez une dernière fois les informations : fournisseur, référence, dates, lignes et total.
3. Cliquez sur le bouton Confirmer.

Le statut de la facture passe de Brouillon à Comptabilisé. Votre facture est maintenant enregistrée. Bravo !

5. Pour aller plus loin : l'automatisation

La saisie manuelle est la base que vous devez maîtriser. Cependant, l'un des grands atouts d'Odoo, qui vous aidera à atteindre votre objectif d'efficacité, est sa capacité à automatiser cette tâche.

Grâce à une technologie appelée OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), Odoo peut "lire" un fichier PDF de facture et pré-remplir la plupart des champs pour vous.

Nous aborderons ces techniques d'automatisation plus tard dans la formation. Pour l'instant, il est essentiel de bien comprendre le processus manuel, car c'est lui qui vous permet de vérifier et de corriger ce que fait l'ordinateur.

Conclusion

Vous avez franchi une étape très importante. Savoir saisir correctement une facture fournisseur est une compétence fondamentale pour toute personne gérant une comptabilité.

Points clés à retenir :

• Le chemin pour créer une facture est Comptabilité > Fournisseurs > Factures > Créer.
• Les informations de l'en-tête (Fournisseur, Référence Facture, Date) sont cruciales pour l'identification.
• Chaque ligne de facture doit être associée à un compte de charge correct pour une bonne classification des dépenses.
• Le bouton Confirmer finalise l'opération en créant une écriture comptable.
• La saisie manuelle est la base, mais des outils d'automatisation existent dans Odoo pour gagner un temps précieux.

Aperçu de la prochaine leçon :
Maintenant que la facture est enregistrée dans Odoo, il est de bonne pratique d'y joindre le document original (le fichier PDF ou le scan de la facture papier). Dans la prochaine leçon, nous verrons comment joindre un document numérisé à une facture fournisseur pour une traçabilité parfaite.