Création et Configuration d'une Fiche Fournisseur

Introduction

Cette leçon marque le début du module 4 et se concentre sur la toute première étape du cycle d'achat : créer et configurer une fiche fournisseur. C'est le prérequis indispensable pour pouvoir ensuite enregistrer des factures d'achat, suivre vos dépenses et gérer vos paiements.

L'objectif est que vous soyez capable de créer une fiche fournisseur complète et correctement configurée dans Odoo. Nous verrons la méthode principale, des astuces pour gagner du temps, et les paramètres clés qui garantissent le bon fonctionnement du processus comptable. Cette compétence est fondamentale pour l'organisation et l'efficacité que vous cherchez à atteindre.

1. Qu'est-ce qu'une "Fiche Fournisseur" dans Odoo ?

Une fiche fournisseur est l'équivalent, pour les achats, de la fiche client que vous avez manipulée dans le module précédent. Elle centralise toutes les informations relatives à une entreprise à qui vous achetez des biens ou des services : nom, adresse, contact, conditions de paiement, numéro de TVA, etc.

Un point important dans Odoo est que les clients et les fournisseurs sont tous les deux considérés comme des "Contacts". Une même entreprise peut être à la fois votre cliente et votre fournisseur. C'est le paramétrage de la fiche contact qui déterminera si vous pouvez lui vendre, lui acheter, ou les deux.

2. Créer une fiche fournisseur : la méthode principale

La façon la plus directe de créer un fournisseur est de passer par le menu dédié dans l'application Comptabilité.

Pour vous guider, nous allons nous appuyer sur un document de formation qui détaille bien les étapes.

Exercice pratique : Créer votre premier fournisseur

Maintenant, mettez en pratique ce que vous venez de lire. Dans votre base de données Odoo, suivez ces étapes pour créer un fournisseur fictif :

1. Allez dans le module Comptabilité.
2. Dans le menu en haut, cliquez sur Fournisseurs, puis sur Fournisseurs.
3. Cliquez sur le bouton Créer.
4. Remplissez les informations suivantes :
   • Cochez la case Société.
   • Nom : Fournitures Pro SA
   • Adresse : Rue de l'Industrie 123, 1000 Bruxelles, Belgique
   • Courriel : contact@fournipro.be
   • N° de TVA : BE0123456789
5. Cliquez sur l'onglet Ventes & Achats.
6. Vérifiez que la case Est un Fournisseur est bien cochée.
7. Cliquez sur Sauvegarder.

Félicitations ! Vous venez de créer votre première fiche fournisseur. Toutes les factures que vous recevrez de "Fournitures Pro SA" pourront désormais être liées à cette fiche.

3. Astuce d'efficacité : L'auto-complétion par N° de TVA

Pour vous faire gagner du temps et éviter les erreurs de saisie, Odoo intègre une fonctionnalité très pratique. En saisissant le numéro de TVA d'une entreprise européenne, Odoo peut automatiquement remplir son nom et son adresse.

La vidéo suivante vous montre comment cela fonctionne.

Cette fonction est un parfait exemple de la manière dont un bon logiciel peut aider à mieux s'organiser et à réduire les tâches manuelles répétitives.

4. Configurer la fiche fournisseur : L'onglet "Ventes & Achats"

Comme mentionné précédemment, c'est dans l'onglet Ventes & Achats que se trouve le paramètre le plus important pour définir un contact comme fournisseur.

Dans cet onglet, vous trouverez également d'autres champs utiles :

• Conditions de paiement fournisseur : Vous pouvez définir un délai de paiement par défaut pour ce fournisseur (ex: 30 jours nets).
• Devise : Utile si vous traitez avec des fournisseurs étrangers qui facturent dans une autre devise.

5. Créer un fournisseur "à la volée"

Dans la réalité, vous aurez souvent besoin de créer un fournisseur au moment même où vous enregistrez une facture ou une commande. Odoo est conçu pour cette flexibilité.

La vidéo ci-dessous illustre comment créer un fournisseur directement depuis un document d'achat, sans devoir passer par le menu Fournisseurs.

Cette approche "à la volée" est une autre caractéristique d'Odoo qui favorise la fluidité du travail et l'efficacité.

6. Gérer la liste des fournisseurs : Archiver plutôt que supprimer

Que faire si vous ne travaillez plus avec un fournisseur ? Vous pourriez être tenté de le supprimer. Cependant, pour garantir l'intégrité de votre historique comptable, Odoo ne permet pas de supprimer un contact qui a des transactions associées.

La bonne pratique est d'archiver le fournisseur. Un fournisseur archivé n'apparaîtra plus dans les listes par défaut, mais toutes ses données historiques (factures, paiements) sont conservées. Vous pourrez toujours le retrouver en utilisant le filtre "Archivé" dans la barre de recherche.

Conclusion

Vous maîtrisez maintenant les bases de la gestion des fournisseurs dans Odoo. Cette première étape du cycle d'achat est essentielle pour maintenir une comptabilité organisée et fiable.

Points clés à retenir :

• Une fiche fournisseur regroupe toutes les données d'un fournisseur ; c'est un type de "Contact" dans Odoo.
• La création se fait principalement via Comptabilité > Fournisseurs > Fournisseurs.
• La case "Est un Fournisseur" dans l'onglet Ventes & Achats est cruciale pour activer les fonctionnalités d'achat.
• L'utilisation du numéro de TVA peut automatiser la saisie des informations, un gain de temps précieux.
• Il est possible et fréquent de créer des fournisseurs "à la volée" depuis un document d'achat.
• On archive un fournisseur inactif pour préserver l'historique, on ne le supprime pas.

Aperçu de la prochaine leçon :
Maintenant que vous savez comment créer un fournisseur, l'étape suivante est logique : que faire lorsque vous recevez une facture de sa part ? Dans la prochaine leçon, vous apprendrez à saisir manuellement une facture fournisseur reçue. Vous mettrez ainsi en pratique la fiche que vous venez de créer.