Lettrage de paiements et factures

Introduction

Dans les leçons précédentes, nous avons appris à enregistrer des paiements, que ce soit un paiement reçu d'un client ou un paiement effectué à un fournisseur. Vous avez remarqué qu'après cette action, la facture concernée passe au statut "En paiement". C'est une bonne première étape, mais le travail n'est pas terminé.

L'objectif de cette leçon est de comprendre et de maîtriser le lettrage, c'est-à-dire l'action d'associer précisément un paiement avec la ou les factures qu'il règle. C'est cette opération qui fait passer une facture au statut final "Payé". Le lettrage est une tâche comptable fondamentale qui garantit la propreté de vos comptes, vous permet de savoir exactement quelles créances sont soldées, et contribue à l'efficacité de votre gestion, un de vos objectifs principaux.

1. Qu'est-ce que le lettrage comptable ?

Le terme "lettrage" peut sembler technique, mais l'idée est très simple. Il s'agit de "marquer" un ou plusieurs mouvements (débits) avec un ou plusieurs autres mouvements (crédits) pour indiquer qu'ils s'équilibrent. Dans notre cas, on lettre une ligne de paiement (par exemple, une entrée sur votre relevé bancaire) avec une ou plusieurs lignes de facture.

Pour une définition claire et rapide, je vous propose de regarder ce court extrait vidéo.

En résumé, le lettrage est le lien qui confirme qu'une transaction financière (le paiement) solde bien une dette ou une créance (la facture).

Dans Odoo, vous pouvez enregistrer un paiement de deux manières principales, comme l'explique la documentation.

Que le paiement soit déjà lié à une facture (statut "En paiement") ou qu'il soit un crédit "en attente", l'étape finale de rapprochement avec le relevé bancaire est ce qui finalise le processus. Voyons comment faire.

2. Lettrer un paiement depuis le relevé bancaire

C'est la méthode la plus courante. Vous consultez votre relevé bancaire dans Odoo (qu'il soit importé ou synchronisé automatiquement) et vous associez chaque ligne de paiement à une facture en attente.

La vidéo suivante est une démonstration très claire de ce processus pour un paiement qui solde une seule facture.

L'interface que vous voyez dans la vidéo, appelée l'écran de réconciliation, est un de vos principaux outils de travail. L'image ci-dessous en résume la structure.

Lettrer un paiement avec plusieurs factures

Le cas que nous venons de voir est simple : un paiement pour une facture. Mais que faire si un client vous envoie un seul virement pour régler deux ou trois factures d'un coup ?

Le processus est presque identique ! Sur l'écran de rapprochement bancaire :

1. Vous sélectionnez la ligne de paiement (par exemple, un virement de 500 €).
2. Dans la partie droite, Odoo vous propose une liste de factures en attente.
3. Vous cliquez sur la première facture (ex: 200 €), puis sur la deuxième (ex: 300 €).
4. Odoo calcule le total au fur et à mesure. Une fois que la somme des factures sélectionnées correspond au montant du paiement (200 + 300 = 500 €), le bouton "Valider" devient vert.
5. Vous validez, et Odoo lettre le paiement unique contre les deux factures, qui passent alors toutes les deux au statut "Payé".

C'est une des fonctionnalités d'Odoo qui vous fera gagner beaucoup de temps.

3. Lettrer un paiement depuis la facture

Il existe une autre méthode, utile lorsque vous avez enregistré un paiement sans l'associer à une facture, créant un "crédit en suspens" pour un client. Odoo vous aide à utiliser ce crédit.

Lorsque vous ouvrez une facture impayée pour un client qui a un crédit disponible, Odoo vous le signale avec une bannière, comme sur l'image ci-dessous.

En cliquant sur "AJOUTER", vous liez ce paiement à la facture, ce qui la marque comme "En paiement" ou "Payé" selon la configuration. C'est simple et très intuitif.

Exercice Pratique

Mettons en pratique le cas le plus complet : lettrer un paiement avec plusieurs factures.

1. Connectez-vous à votre base de données Odoo.
2. Créez deux factures pour le même client :
   • Allez dans Comptabilité > Clients > Factures et cliquez sur Créer.
   • Créez une première facture pour votre client de test (ex: pour un produit à 100 €). Confirmez-la.
   • Créez une deuxième facture pour le même client (ex: pour un autre produit à 50 €). Confirmez-la également.
   • Vous avez maintenant deux factures impayées pour un total de 150 €.
3. Simulez la réception du paiement :
   • Allez au Tableau de bord de la comptabilité.
   • Sur le journal de votre Banque, cliquez sur le bouton Rapprocher X éléments.
   • En haut de l'écran de rapprochement, cliquez sur le bouton Créer pour simuler manuellement une ligne de relevé bancaire.
   • Remplissez les champs :
     • Date : Mettez la date du jour.
     • Libellé : "Paiement factures multiples".
     • Partenaire : Sélectionnez votre client de test.
     • Montant : Entrez le total des deux factures (ex: 150 €).
   • Cliquez sur Sauvegarder puis Valider. Vous revenez à l'écran de rapprochement avec votre nouvelle ligne de paiement.
4. Effectuez le lettrage :
   • Votre ligne de paiement de 150 € est maintenant dans la liste de gauche. Sélectionnez-la.
   • Dans la partie droite, sous l'onglet Rapprocher..., Odoo devrait vous proposer les deux factures de 100 € et 50 €.
   • Cliquez sur la ligne de la première facture, puis sur la ligne de la deuxième.
   • Observez que la différence en haut à droite passe à 0.00 et que le bouton Valider devient vert.
   • Cliquez sur Valider.
5. Vérifiez le résultat :
   • Retournez dans Comptabilité > Clients > Factures.
   • Retrouvez vos deux factures. Elles doivent maintenant avoir le statut "Payé".

Félicitations ! Vous avez correctement associé un seul paiement à plusieurs factures, une compétence clé pour une comptabilité bien tenue.

Conclusion

Aujourd'hui, vous avez appris le processus essentiel du lettrage. Cette opération fait le pont entre vos factures et les mouvements de votre compte en banque, assurant que votre comptabilité reflète fidèlement la réalité.

Points clés à retenir :

• Le lettrage consiste à associer un paiement à une ou plusieurs factures pour les marquer comme "Payées".
• La méthode principale se fait via l'écran de rapprochement bancaire, où l'on associe les lignes de relevé bancaire aux factures ouvertes.
• Vous pouvez lettrer un paiement avec une seule facture ou avec plusieurs factures si le total correspond.
• Odoo facilite le processus en suggérant des correspondances et en calculant les soldes en temps réel.

Aperçu de la prochaine leçon :
Nous avons vu comment gérer les paiements qui correspondent exactement au montant d'une ou plusieurs factures. Mais que se passe-t-il si un client ne paie qu'une partie d'une facture ? C'est ce qu'on appelle un paiement partiel. Dans la prochaine leçon, nous apprendrons à gérer les paiements partiels sur une facture.