Gestion des paiements partiels sur facture

Introduction

Dans la leçon précédente, nous avons appris à "lettrer" un paiement, c'est-à-dire à l'associer à une ou plusieurs factures pour les solder complètement. C'est un scénario idéal. Cependant, dans la réalité, il arrive souvent qu'un client ne règle qu'une partie de sa dette.

L'objectif de cette leçon est donc de vous apprendre à gérer les paiements partiels sur une facture. Nous verrons comment Odoo facilite ce processus, vous permettant de garder une comptabilité précise et de suivre facilement les soldes restants dus. Maîtriser cette fonctionnalité est essentiel pour une gestion de trésorerie efficace et rigoureuse, ce qui correspond à votre objectif d'améliorer votre organisation.

1. Le principe du paiement partiel

Lorsqu'un client paie un montant inférieur au total d'une facture, Odoo ne se contente pas de laisser la facture "impayée". Il reconnaît le paiement, met à jour le solde restant dû et change le statut de la facture pour refléter cette situation.

Pour commencer, lisons un court article qui explique comment Odoo gère les paiements en plusieurs fois.

Comme vous l'avez lu, Odoo est conçu pour gérer ces situations de manière fluide. La facture passe par différents statuts :

• Non payé (ou Ouverte) : avant tout paiement.
• Partiellement réglé : après réception d'un ou plusieurs paiements partiels.
• Payé : une fois le montant total reçu et lettré.

L'image ci-dessous illustre parfaitement une facture après un paiement partiel.

2. Comment enregistrer un paiement partiel

Le processus d'enregistrement d'un paiement partiel est très similaire à celui d'un paiement complet que nous avons vu dans la leçon précédente. La démonstration suivante, effectuée depuis l'écran de rapprochement bancaire, est la méthode la plus courante et la plus efficace.

Ce que vous venez de voir est une des grandes forces d'Odoo. Le système ne se contente pas d'enregistrer les paiements ; il maintient activement le suivi des soldes, ce qui vous évite des calculs manuels et réduit le risque d'erreurs. Vous pouvez ainsi accepter des échéanciers de paiement de vos clients et les suivre sans effort.

3. Suivre les créances en cours

Savoir qu'une facture est partiellement payée, c'est bien. Avoir une vue d'ensemble de toutes les créances en cours, c'est encore mieux pour une gestion saine. Odoo propose des rapports pour cela. L'un des plus utiles est la balance âgée clients.

Ce rapport vous liste tous les clients qui vous doivent de l'argent et classe leurs dettes par ancienneté (par exemple : dû depuis moins de 30 jours, entre 30 et 60 jours, etc.).

La fin de la vidéo précédente montre comment utiliser ce rapport.

4. Exercice Pratique

Il est temps de mettre en pratique ce que nous venons de voir. Vous allez simuler la réception de deux paiements partiels pour une seule facture.

1. Créez la facture :

   • Allez dans Comptabilité > Clients > Factures et créez une nouvelle facture pour un de vos clients de test.
   • Ajoutez un produit ou un service pour un montant total de 500 €.
   • Confirmez la facture. Son statut est "Non payé".

2. Simulez le premier paiement partiel (300 €) :

   • Allez au Tableau de bord de la comptabilité. Sur le journal Banque, cliquez sur Rapprocher X éléments.
   • Créez manuellement une nouvelle ligne de relevé bancaire (bouton Créer) avec les informations suivantes :
     • Libellé : "Premier acompte facture"
     • Partenaire : Le client de votre facture.
     • Montant : 300 €.
   • Cliquez sur Valider.

3. Lettrez le premier paiement :

   • La ligne de 300 € apparaît sur l'écran de rapprochement. Sélectionnez-la.
   • Sur la droite, Odoo devrait vous proposer la facture de 500 €. Sélectionnez-la.
   • Le bouton Valider est actif car Odoo a compris qu'il s'agit d'un rapprochement partiel. Cliquez sur Valider.

4. Vérifiez le statut :

   • Retournez dans Comptabilité > Clients > Factures et ouvrez votre facture.
   • Vérifiez que son statut est bien "Partiellement réglé" et que le montant dû est de 200 €.

5. Simulez et lettrez le paiement final (200 €) :

   • Répétez les étapes 2 et 3, mais cette fois pour le solde restant de 200 €.
   • Créez une ligne de relevé pour 200 €, puis lettrez-la avec la même facture.

6. Vérification finale :

   • Retournez voir votre facture. Son statut doit maintenant être "Payé" et le montant dû est de 0 €.

Félicitations ! Vous avez correctement géré le cycle de vie complet d'une facture avec des paiements partiels.

Conclusion

Dans cette leçon, vous avez appris à gérer une situation comptable très fréquente : les paiements partiels. Cette compétence est cruciale pour maintenir une vision claire et précise de votre trésorerie.

Points clés à retenir :

• Odoo gère nativement les paiements partiels en ajustant le solde dû et en utilisant le statut "Partiellement réglé".
• Le processus de lettrage d'un paiement partiel est identique à celui d'un paiement complet, généralement via l'écran de rapprochement bancaire.
• Il est possible d'appliquer plusieurs paiements successifs à une même facture jusqu'à ce qu'elle soit entièrement soldée.
• Des rapports comme la balance âgée permettent de suivre efficacement toutes les créances en cours, y compris les soldes restants des factures partiellement payées.

Aperçu de la prochaine leçon :
Nous avons traité les paiements qui arrivent après l'émission d'une facture. Mais que faire si un client vous verse de l'argent avant même que la facture ne soit créée ? C'est ce qu'on appelle un acompte. Dans notre prochaine leçon, nous apprendrons à enregistrer et appliquer un acompte client.