Gérer les créances et dettes échues avec la balance âgée

1. Suivre les créances clients avec la Balance Âgée des Créances

Le premier rapport que nous allons examiner est la Balance âgée des créances (ou Aged Receivable en anglais). Son rôle est de vous montrer exactement combien d'argent chaque client vous doit, et surtout, depuis combien de temps ces montants sont dus.

Ce rapport classe les factures impayées dans des "colonnes de temps" en fonction de leur date d'échéance. Par exemple :

• Pas encore dû
• En retard de 1 à 30 jours
• En retard de 31 à 60 jours
• Et ainsi de suite...

Cela vous permet de voir en un coup d'œil quels clients nécessitent une relance immédiate. Dans Odoo, vous pouvez accéder à ce rapport en suivant ce chemin :
Module Comptabilité ‣ Analyse ‣ Rapports de partenaires : Balance âgée des créances.

Voici à quoi ressemble ce rapport :

Pour voir concrètement comment ce rapport fonctionne en lien avec les paiements des clients, je vous propose de regarder un court extrait vidéo. La vidéo montre comment une facture partiellement payée apparaît dans la balance âgée, ce qui illustre parfaitement l'utilité de ce rapport pour suivre les soldes restants.

Comme vous l'avez vu, ce rapport est un outil de pilotage essentiel. Il ne liste que les clients qui ont des factures en attente de paiement, ce qui vous permet de concentrer vos efforts de recouvrement là où c'est le plus nécessaire.

2. Suivre les dettes fournisseurs avec la Balance Âgée des Fournisseurs

De la même manière que vous suivez ce que vos clients vous doivent, il est crucial de suivre ce que vous devez à vos fournisseurs. C'est le rôle de la Balance âgée des fournisseurs (ou Aged Payable).

Ce rapport fonctionne sur le même principe que la balance âgée des créances, mais dans l'autre sens : il liste toutes vos factures d'achat impayées et les classe par ancienneté. Il vous aide à :

• Prioriser vos paiements pour maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.
• Éviter les pénalités de retard.
• Planifier vos sorties de trésorerie.

Pour en savoir plus sur ce rapport et où le trouver, je vous invite à lire la documentation officielle d'Odoo.

Comme l'indique la documentation, le chemin est : Module Comptabilité ‣ Analyse ‣ Rapports de partenaires : Balance âgée des fournisseurs.

En utilisant ce rapport, vous obtenez une vue claire de vos obligations financières à venir, ce qui est fondamental pour une bonne gestion d'entreprise.

3. Exercice pratique

Passons maintenant à la pratique pour bien ancrer ces concepts. Nous allons créer des factures en retard et observer comment elles apparaissent dans les rapports de balance âgée.

Partie A : Balance âgée des créances

1. Connectez-vous à votre base de données Odoo.
2. Créez une facture avec un retard important :
   • Allez dans Clients ‣ Factures et créez une nouvelle facture.
   • Choisissez un client (ou créez-en un).
   • Changez la Date de facturation pour qu'elle soit il y a 40 jours. La Date d'échéance se mettra à jour automatiquement (laissez-la telle quelle, par exemple "Paiement immédiat").
   • Ajoutez une ligne de produit pour un montant de 500 €.
   • Validez la facture.
3. Créez une facture avec un retard plus récent :
   • Créez une deuxième facture pour le même client.
   • Changez la Date de facturation pour qu'elle soit il y a 15 jours.
   • Ajoutez une ligne de produit pour un montant de 1 200 €.
   • Validez la facture.
4. Analysez le rapport :
   • Allez dans Comptabilité ‣ Analyse ‣ Rapports de partenaires : Balance âgée des créances.
   • Dépliez la ligne correspondant à votre client en cliquant sur la petite flèche.
   • Observez : Vous devriez voir deux lignes. La facture de 500 € devrait apparaître dans la colonne 31-60 jours et celle de 1 200 € dans la colonne 1-30 jours.

Partie B : Balance âgée des fournisseurs

1. Créez une facture fournisseur en retard :
   • Allez dans Fournisseurs ‣ Factures et créez une nouvelle facture.
   • Choisissez un fournisseur (ou créez-en un).
   • Définissez la Date de la facture il y a 25 jours.
   • Ajoutez une ligne de produit pour un montant de 300 €.
   • Validez la facture.
2. Analysez le rapport :
   • Allez dans Comptabilité ‣ Analyse ‣ Rapports de partenaires : Balance âgée des fournisseurs.
   • Retrouvez la ligne de votre fournisseur. Le montant de 300 € devrait apparaître dans la colonne 1-30 jours.

Cet exercice simple vous montre comment Odoo automatise le suivi des retards, vous donnant un tableau de bord puissant pour piloter votre trésorerie au quotidien.

Conclusion

Félicitations ! Vous maîtrisez maintenant l'un des aspects les plus critiques de la gestion comptable opérationnelle.

Points clés à retenir :

• La Balance âgée des créances vous aide à savoir qui vous doit de l'argent et depuis quand, afin de prioriser vos actions de recouvrement.
• La Balance âgée des fournisseurs vous aide à savoir qui vous devez payer et à quelle échéance, afin de planifier vos décaissements et de garder de bonnes relations commerciales.
• Ces deux rapports sont accessibles via Comptabilité ‣ Analyse ‣ Rapports de partenaires.
• Ensemble, ils sont indispensables pour une gestion saine et proactive de la trésorerie.

Aperçu de la prochaine leçon :

Nous avons vu les rapports de synthèse (compte de résultat, bilan) et les rapports de suivi des partenaires (balances âgées). Parfois, il est nécessaire de "creuser" encore plus loin pour trouver une transaction spécifique. Dans la prochaine leçon, nous apprendrons à rechercher et filtrer des écritures spécifiques dans le grand livre, qui est le journal de toutes les opérations comptables de votre entreprise.