Gérer les achats : facturation et paiements fournisseurs

1. Le processus d'achat dans le module Comptabilité

Tout comme pour les ventes, le cycle d'achat complet dans Odoo peut démarrer bien avant la facture, avec une demande de prix puis un bon de commande dans le module "Achats". Cependant, du point de vue purement comptable, le processus commence souvent directement avec la réception de la facture du fournisseur.

Les étapes sont très similaires à celles que nous avons vues pour les clients :

1. Créer une facture fournisseur dans Odoo à partir du document que vous avez reçu. Elle est initialement en état "Brouillon".
2. Confirmer la facture. Elle devient alors une dette officielle de l'entreprise et une écriture comptable est générée.
3. Enregistrer le paiement que vous effectuez au fournisseur. La facture passe au statut "Payée".

Pour vous donner une idée du flux complet, qui inclut la gestion des stocks, regardez cette courte introduction. Nous nous concentrerons ensuite sur les étapes de facturation et de paiement.

2. Saisir manuellement une facture fournisseur

Imaginez que vous venez de recevoir une facture par e-mail pour des fournitures de bureau. Votre première tâche est de l'enregistrer dans Odoo.

Pour cela, allez dans Comptabilité > Fournisseurs > Factures et cliquez sur Nouveau.

Étape A : Renseigner l'en-tête de la facture

• Fournisseur : Comme pour les clients, vous pouvez créer un fournisseur à la volée s'il n'existe pas.
• Date de facturation : C'est la date inscrite sur le document de votre fournisseur. Elle est importante car elle détermine la période comptable de la charge.
• Référence facture : C'est un champ essentiel. Vous devez y inscrire le numéro de facture unique donné par votre fournisseur (ex: FAC-2024-150). Cela évite les doublons et facilite la communication avec le fournisseur.

Étape B : Ajouter les lignes de facture

C'est ici que vous détaillez ce que vous avez acheté.

• Article : Vous pouvez sélectionner un produit existant ou simplement taper une description.
• Compte : C'est le compte de charge qui sera utilisé (ex: 606400 - Fournitures de bureau). Odoo peut le pré-remplir si l'article est bien configuré, sinon vous devez le choisir manuellement.
• Quantité, Prix, Taxes : Renseignez ces champs comme sur la facture reçue. Odoo calcule le total pour vous.

3. Confirmer la facture et l'impact comptable

Tant que la facture est en brouillon, elle n'a aucun impact sur votre comptabilité. C'est une étape de préparation. Lorsque tout est correct, vous cliquez sur "Confirmer".

Cette action est décisive, car Odoo va :

1. Verrouiller la facture pour qu'elle ne soit plus modifiable.
2. La passer au statut "Comptabilisée".
3. Générer l'écriture comptable de la dette.

Pour une facture d'achat de fournitures, l'écriture sera typiquement :

Où $Z=X+Y$. Cette écriture constate une augmentation de vos charges (Débit) et de votre droit à récupérer la TVA (Débit), tout en créant une dette envers votre fournisseur (Crédit).

La vidéo suivante illustre parfaitement la confirmation de la facture et l'enregistrement du paiement.

4. Enregistrer le paiement

Comme vous venez de le voir, une fois la facture confirmée et l'échéance de paiement arrivée, vous effectuez le virement à votre fournisseur. Vous devez ensuite enregistrer cette opération dans Odoo.

• Ouvrez la facture "Comptabilisée".
• Cliquez sur le bouton "Enregistrer un paiement".
• Vérifiez le journal (ex: Banque), le montant et la date du paiement, puis validez.

Odoo va alors :

1. Marquer la facture avec un bandeau vert "PAYÉE".
2. Générer l'écriture de paiement, qui va solder la dette. L'écriture sera :

Cette écriture diminue votre dette fournisseur (Débit) et constate la sortie d'argent de votre compte bancaire (Crédit).

5. Gagner du temps avec l'OCR

Puisque votre objectif est aussi d'améliorer votre organisation et d'éviter de perdre du temps, il est important de connaître une fonctionnalité très puissante d'Odoo : la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Le principe est simple : au lieu de tout taper manuellement, vous déposez directement le fichier PDF de la facture de votre fournisseur dans Odoo. L'intelligence artificielle se charge de lire le document et de pré-remplir les champs pour vous !

Exercice Pratique

Mettons maintenant en pratique le processus manuel dans votre base de données.

1. Créer un fournisseur :

   • Allez dans Comptabilité > Fournisseurs > Factures et cliquez sur Nouveau.
   • Dans le champ Fournisseur, tapez "Office Pro" et choisissez "Créer et modifier...".
   • Renseignez simplement le nom et cliquez sur Enregistrer.

2. Saisir la facture :

   • De retour sur la facture, mettez la date du jour comme Date de facturation.
   • Dans le champ Référence facture, inventez un numéro, par exemple : OP-2024-051.
   • Dans l'onglet Lignes de facture, cliquez sur Ajouter une ligne.
   • Article : tapez "Cartouches d'encre et ramettes de papier".
   • Compte : cherchez et sélectionnez un compte de fournitures de bureau (ex: 606400).
   • Prix : 150.
   • Taxes : Assurez-vous qu'un taux de TVA à l'achat est bien sélectionné (ex: 20%).

3. Valider la facture :

   • Vérifiez que le total est correct, puis cliquez sur Confirmer.
   • La facture est maintenant "Comptabilisée".

4. Enregistrer le paiement :

   • Cliquez sur le bouton Enregistrer un paiement.
   • Le montant est pré-rempli. Vérifiez que le journal est bien Banque.
   • Cliquez sur Créer un paiement.

5. Vérification finale :

   • La facture doit maintenant afficher le statut "PAYÉE".
   • Excellent travail ! Vous avez terminé votre premier cycle d'achat complet.

Conclusion

Félicitations ! Vous savez maintenant comment gérer les factures fournisseurs et les paiements, l'une des tâches les plus courantes et importantes en comptabilité d'entreprise.

Points clés à retenir :

• Le cycle d'achat comptable est : Créer (Brouillon) ‣ Confirmer (Comptabilisée) ‣ Enregistrer le paiement (Payée).
• Le champ Référence facture est crucial pour faire le lien avec le document du fournisseur.
• La confirmation d'une facture fournisseur génère une écriture qui constate une charge et une dette.
• L'enregistrement du paiement génère une écriture qui solde cette dette et constate la sortie de trésorerie.
• L'OCR d'Odoo est un outil puissant pour automatiser la saisie et gagner un temps précieux.

Aperçu de la suite :

Les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Parfois, un fournisseur fait une erreur sur sa facture, ou vous devez retourner une marchandise. Dans la prochaine leçon, nous verrons comment gérer ces situations en créant un avoir fournisseur pour corriger ou annuler une facture déjà validée.