Rapprochement automatique des transactions simples

Introduction

Dans la leçon précédente, nous avons importé notre premier relevé bancaire. Les cinq transactions de notre fichier releve.csv sont maintenant dans Odoo, avec le statut "à rapprocher". C'est une excellente base, mais le travail n'est pas terminé.

L'objectif d'aujourd'hui est de découvrir l'une des fonctionnalités les plus puissantes d'Odoo pour gagner du temps : le rapprochement automatique des transactions simples. Nous allons apprendre comment Odoo peut, de lui-même, faire le lien entre une ligne de votre relevé bancaire (par exemple, un paiement reçu) et l'écriture comptable correspondante (la facture que vous aviez envoyée). Votre rôle se limitera souvent à valider son travail.

C'est ici que la magie opère et que vous allez vraiment voir la puissance d'un logiciel comme Odoo pour optimiser votre gestion comptable.

1. L'interface de rapprochement et la suggestion automatique

Avant de commencer, familiarisons-nous avec l'écran de rapprochement. C'est votre principal outil de travail pour cette étape.

Pour y accéder, allez dans votre Tableau de bord de comptabilité et, sur la carte de votre journal "Compte Courant BDP", cliquez sur le lien indiquant 5 écritures à rapprocher.

Comme vous l'avez lu, l'interface est conçue pour être efficace :

• À gauche, la liste des transactions bancaires à traiter.
• À droite, l'espace où Odoo propose des contreparties et où vous effectuez le rapprochement.

Comment Odoo propose-t-il des rapprochements ?

Ce n'est pas de la magie. Odoo utilise une logique simple et efficace pour vous suggérer des associations.

En résumé, Odoo analyse la ligne de relevé et la compare aux écritures en attente dans votre comptabilité (factures, notes de crédit, etc.). Il recherche des correspondances basées sur :

• Le montant.
• Le partenaire (client ou fournisseur).
• La référence (par exemple, un numéro de facture mentionné dans le libellé de la transaction bancaire).

Quand il trouve une correspondance très probable, il la présélectionne pour vous. C'est ce que nous allons mettre en pratique maintenant.

2. Exercice pratique : Rapprocher une facture client

Dans notre relevé importé, nous avons une ligne "Paiement client FACT/2024/0034" pour un montant de 850,00 €. Pour qu'Odoo puisse faire le rapprochement, il faut que la facture correspondante existe dans le système.

Étape 1 : Créer la facture client

1. Allez dans Comptabilité ‣ Clients ‣ Factures.
2. Cliquez sur Créer.
3. Client : Créez un nouveau client, par exemple "MonClient Test".
4. Date de facturation : Choisissez une date antérieure au paiement, par exemple le 25/06/2024.
5. Dans l'onglet Lignes de facture, cliquez sur Ajouter une ligne.
   • Produit : Vous pouvez créer un produit nommé "Prestation de service".
   • Prix : Entrez 850.00.
6. Cliquez sur Confirmer pour valider la facture. Notez le numéro que Odoo lui a attribué (ex: FACT/2024/0001). La facture est maintenant en attente de paiement.

Étape 2 : Effectuer le rapprochement automatique

Retournez sur l'écran de rapprochement bancaire.

Maintenant, à vous de jouer :

1. Sur l'écran de rapprochement, cliquez sur la ligne de transaction de 850,00 €.
2. Regardez la partie droite de l'écran. Odoo devrait automatiquement vous proposer la facture de "MonClient Test" que vous venez de créer, car le montant correspond parfaitement.

3. La suggestion d'Odoo est correcte. Le débit (la rentrée d'argent sur le compte en banque) et le crédit (la créance client qui est soldée) sont équilibrés. Le bouton Valider en haut à droite est devenu violet.
4. Cliquez sur Valider.

La transaction disparaît de la liste des éléments à rapprocher. Pour vérifier que tout a bien fonctionné, retournez dans Comptabilité ‣ Clients ‣ Factures. Vous verrez que votre facture est maintenant marquée par un ruban vert "Payé".

3. Rapprocher une facture fournisseur

Le principe est exactement le même pour les paiements que vous effectuez. Dans notre relevé, nous avons une ligne "Achat de fournitures - Bureau Dépôt" pour -75,25 €.

Étape 1 : Créer la facture fournisseur

1. Allez dans Comptabilité ‣ Fournisseurs ‣ Factures.
2. Cliquez sur Créer.
3. Fournisseur : Créez un nouveau fournisseur, "Bureau Dépôt".
4. Date de facture : Choisissez une date antérieure au paiement, par exemple le 02/07/2024.
5. Dans l'onglet Lignes de facture :
   • Produit : Créez un produit "Fournitures de bureau".
   • Prix : Entrez 75.25.
6. Cliquez sur Confirmer. La facture est enregistrée et en attente de paiement.

Étape 2 : Effectuer le rapprochement

1. Retournez sur l'écran de rapprochement. Il vous reste maintenant 4 écritures à rapprocher.
2. Cliquez sur la ligne de transaction de -75,25 €.
3. Comme précédemment, Odoo devrait vous suggérer la facture de "Bureau Dépôt" que vous venez de créer.
4. Cliquez sur Valider.

La facture fournisseur passera elle aussi au statut "Payé". Vous venez de traiter deux transactions en quelques clics !

Conclusion

Félicitations ! Vous avez réalisé vos premiers rapprochements automatiques. Cette compétence est au cœur de la productivité en comptabilité moderne.

Points clés à retenir :

• L'écran de rapprochement permet de faire le lien entre les lignes de votre relevé bancaire et vos écritures comptables.
• Odoo suggère automatiquement des correspondances pour les transactions simples, où une ligne bancaire correspond à une seule facture (client ou fournisseur).
• Les critères principaux pour la suggestion automatique sont le montant, le partenaire et la référence de la facture.
• Votre rôle se résume souvent à valider les suggestions correctes d'Odoo, ce qui met automatiquement à jour le statut des factures en "Payé".

Aperçu de la prochaine leçon :
Il nous reste 3 transactions à traiter : "Loyer et charges", "Frais bancaires mensuels" et "Remboursement note de frais". Pour celles-ci, nous n'avons pas de facture préexistante dans Odoo. Comment faire ? Dans la prochaine leçon, nous aborderons le rapprochement manuel, où vous apprendrez à créer les écritures comptables directement depuis l'écran de rapprochement.