Rapprochement manuel des écritures non soldées

Introduction

Dans la leçon précédente, nous avons fait nos premiers pas avec le rapprochement bancaire en traitant les cas les plus simples : ceux où Odoo trouve une correspondance parfaite entre une ligne de votre relevé bancaire et une facture existante. Nous avons vu à quel point cette automatisation peut être efficace.

Cependant, dans la réalité, toutes les transactions ne sont pas aussi directes. Que faire quand Odoo ne propose aucune suggestion ? C'est l'objectif de notre leçon aujourd'hui : apprendre à réconcilier manuellement les écritures non rapprochées.

Nous allons aborder trois situations très courantes :

1. Les transactions bancaires qui n'ont pas de facture correspondante dans Odoo (comme les frais bancaires ou le paiement d'un loyer).
2. Les paiements partiels, lorsqu'un client ne règle qu'une partie de sa facture.
3. Les cas où Odoo pourrait se tromper et où il faut manuellement trouver la bonne écriture.

Maîtriser ces techniques est indispensable pour tenir une comptabilité précise et complète. C'est en gérant ces exceptions que vous apporterez une réelle valeur ajoutée.

1. Rapprocher des transactions sans facture : l'opération manuelle

Rappelons-nous notre relevé bancaire : il nous reste 3 transactions à traiter, dont "Frais bancaires mensuels" et "Loyer et charges". Pour ces opérations, nous n'avons pas créé de facture fournisseur au préalable. C'est une situation très fréquente. Nous devons donc créer l'écriture comptable en même temps que nous faisons le rapprochement.

Pour cela, Odoo met à notre disposition l'onglet Opérations manuelles.

Maintenant, mettons cela en pratique.

Exercice 1 : Rapprocher les frais bancaires

1. Allez dans le tableau de bord de la Comptabilité et cliquez sur le lien X écritures à rapprocher de votre journal bancaire.
2. Dans la liste de gauche, sélectionnez la ligne de transaction correspondant aux Frais bancaires mensuels de -15,00 €.
3. Vous remarquerez qu'Odoo ne vous propose aucune contrepartie, ce qui est normal.
4. Sur la droite, cliquez sur l'onglet Opérations manuelles.
5. Vous devez maintenant indiquer à Odoo sur quel compte comptable enregistrer cette dépense.
   • Dans le champ Compte, commencez à taper 627 (le début standard pour les frais et services bancaires en France) ou simplement "Frais". Odoo vous proposera des comptes. Choisissez le compte qui correspond le mieux, par exemple 627800 - Autres frais et commissions sur prestations de services.
   • Le Montant de -15,00 € est déjà rempli.
6. L'écriture est maintenant équilibrée : le crédit de votre compte bancaire correspond au débit sur le compte de charges. Le bouton Valider en haut à droite est actif. Cliquez dessus.

Félicitations ! Vous venez de rapprocher votre première transaction manuellement. Odoo a automatiquement créé la pièce comptable pour les frais bancaires et l'a associée à la ligne du relevé.

Exercice 2 : Rapprocher le paiement du loyer

Répétons l'opération pour la ligne Loyer et charges de -1 200,00 €.

1. Sélectionnez la ligne de transaction correspondante.
2. Allez dans l'onglet Opérations manuelles.
3. Dans le champ Compte, cherchez un compte approprié. Le plan comptable général utilise souvent les comptes de la classe 613. Tapez 613 ou "Location" et sélectionnez par exemple 613200 - Locations immobilières.
4. Vérifiez que le montant est correct et cliquez sur Valider.

Vous voyez comme ce processus est finalement assez simple et vous permet de traiter rapidement toutes les dépenses qui n'ont pas de facture formelle.

2. Gérer les paiements partiels

Un autre cas fréquent est celui d'un client qui vous paie en plusieurs fois. Odoo gère cela très bien et vous permet de suivre précisément le solde restant dû.

La vidéo suivante illustre parfaitement comment rapprocher un paiement partiel.

Exercice 3 : Rapprocher un acompte client

Pour simuler ce cas, nous allons d'abord créer une nouvelle facture, puis une ligne de relevé bancaire pour un paiement partiel.

Étape 1 : Créer une facture client

1. Allez dans Comptabilité ‣ Clients ‣ Factures.
2. Créez une nouvelle facture de 500,00 € pour un client de votre choix (par exemple, "Client Partiel"). Confirmez-la.

Étape 2 : Créer une ligne de relevé pour le paiement partiel
Comme nous n'allons pas importer un nouveau fichier, nous allons ajouter manuellement une ligne à notre relevé bancaire (c'est aussi une compétence utile !).

1. Allez sur le Tableau de bord de la comptabilité.
2. Sur la carte de votre journal bancaire, cliquez sur les trois points verticaux (⋮) et choisissez Relevés bancaires.
3. Ouvrez le relevé que nous avons importé précédemment.
4. Cliquez sur Modifier, puis sur Ajouter une ligne dans l'onglet "Transactions".
5. Remplissez les informations :
   • Date : Une date récente.
   • Libellé : "Acompte Client Partiel".
   • Montant : 200,00 (un montant positif, car c'est un encaissement).
6. Cliquez sur Enregistrer puis sur Publier.

Étape 3 : Effectuer le rapprochement partiel

1. Retournez à l'écran de rapprochement. Vous devriez voir votre nouvelle ligne de 200,00 €.
2. Cliquez dessus.
3. Dans la partie droite, sous l'onglet Rapprocher des écritures existantes, Odoo devrait vous suggérer la facture de 500,00 €. Si ce n'est pas le cas, utilisez la barre de recherche pour la trouver (par nom de client ou numéro de facture).
4. Cliquez sur la ligne de la facture de 500,00 €.
5. Observez ce qu'il se passe : Odoo comprend que les montants ne correspondent pas. Il va appliquer les 200,00 € et calculer qu'il restera un solde. Vous verrez une ligne apparaître pour équilibrer la transaction, indiquant un "open balance".
6. Cliquez sur Valider.

Vérification : Allez consulter votre facture de 500,00 €. Elle porte maintenant la mention "Partiellement réglé" et en bas, vous pouvez voir le paiement de 200,00 € ainsi que le Montant dû de 300,00 €. C'est un excellent moyen de suivre les créances de vos clients.

3. Que faire si Odoo propose une mauvaise correspondance ?

Parfois, Odoo peut suggérer une mauvaise facture, par exemple si deux clients ont des factures du même montant. Dans ce cas, il ne faut surtout pas valider !

La démarche est simple :

1. Si Odoo propose une ligne en surbrillance qui n'est pas la bonne, cliquez à nouveau dessus pour la désélectionner.
2. Utilisez la barre de recherche dans l'onglet Rapprocher des écritures existantes pour trouver la bonne facture en utilisant le nom du partenaire, le numéro de la facture ou le montant.
3. Sélectionnez la bonne facture et validez.

Conclusion

Excellent travail ! Vous avez maintenant les compétences pour gérer la grande majorité des cas de rapprochement bancaire que vous rencontrerez.

Les points clés à retenir :

• Pour les transactions sans facture (frais, loyers...), utilisez l'onglet Opérations manuelles pour créer l'écriture comptable directement depuis l'écran de rapprochement.
• Odoo gère les paiements partiels en mettant à jour le solde de la facture et son statut, vous assurant un suivi précis.
• Si Odoo propose une mauvaise correspondance, ne validez pas. Désélectionnez sa suggestion et utilisez la barre de recherche pour trouver manuellement la bonne écriture.

Aperçu de la prochaine leçon :

Nous avons vu comment traiter manuellement des opérations comme les frais bancaires. Mais que se passerait-il si nous pouvions apprendre à Odoo à les reconnaître et à les traiter automatiquement à l'avenir ? C'est exactement ce que nous verrons dans la prochaine leçon en créant des règles de réconciliation.