Bonjour ! Dans notre première leçon, nous avons exploré l'interface d'Excel et appris à nous repérer. Vous savez maintenant ce qu'est un classeur, une feuille de calcul, une cellule, le ruban et la barre de formules. Fort de cette connaissance, nous allons maintenant commencer à donner vie à nos feuilles de calcul.
L'objectif de cette leçon est de vous apprendre à saisir et à modifier des données dans les cellules. C'est la compétence la plus fondamentale d'Excel, la première étape pour construire n'importe quel document, qu'il s'agisse d'un simple suivi de dépenses ou d'un bilan comptable complexe. Nous nous concentrerons sur les trois types de données que vous manipulerez constamment en finance et en gestion : le texte, les nombres et les dates.
1. Les types de données et la saisie de base
Avant de commencer à taper, il est important de comprendre qu'Excel traite différemment les informations selon leur nature. Un libellé de compte n'est pas la même chose qu'un montant ou qu'une date de transaction.
Lisez ce court extrait pour découvrir les principaux types de données que vous utiliserez.
tableur: Séance 1 - PREMIERS PAS AVEC EXCEL - Cours et ...
Cet article de l'Université Lyon 2 présente clairement les différents types de données qu'Excel peut gérer.
Concentrez-vous sur la section intitulée "Plusieurs types de données". Identifiez bien la distinction entre le texte, les nombres (entiers et décimaux), les dates et les devises.
Maintenant, voyons comment saisir ces données. Le processus est simple :
- Cliquez sur une cellule pour la sélectionner (elle devient la "cellule active").
- Tapez votre donnée au clavier.
- Validez votre saisie en appuyant sur la touche Entrée.
La vidéo suivante vous montre très simplement cette procédure pour du texte.
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Cette vidéo de la chaîne Azuratec montre la méthode de base pour saisir du texte.
Regardez ce court passage pour voir comment saisir du texte et valider avec la touche Entrée. Remarquez comment la sélection se déplace automatiquement vers la cellule du dessous, ce qui est très pratique pour saisir des listes.
2. Distinguer la saisie de texte, de nombres et de dates
Une fois que vous validez votre saisie, Excel essaie de deviner le type de donnée et l'aligne par défaut dans la cellule. C'est un indice visuel très important :
- Le texte est aligné à gauche.
- Les nombres et les dates sont alignés à droite.
Cette distinction est fondamentale. Si vous saisissez un nombre et qu'il reste aligné à gauche, cela signifie qu'Excel le considère comme du texte et que vous ne pourrez pas l'utiliser dans des calculs ! Cela arrive souvent si on mélange des chiffres avec des lettres (sauf pour certains formats spécifiques) ou si on utilise un point au lieu d'une virgule pour les décimaux (selon les paramètres de votre système).
La vidéo ci-dessous illustre parfaitement cette différence d'alignement.
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Regardez cette démonstration sur la saisie de données numériques.
Observez bien comment les nombres saisis s'alignent à droite, contrairement au texte qui est à gauche. C'est un réflexe visuel que vous devez développer pour vérifier la nature de vos données.
Pour saisir :
- Un texte : tapez simplement les lettres. Ex :
Chiffre d'affaires. - Un nombre : tapez les chiffres. Pour un nombre décimal, utilisez la virgule. Ex :
1500,75. - Une date : utilisez le format
JJ/MM/AAAA. Ex :22/04/2023. Excel reconnaîtra automatiquement qu'il s'agit d'une date.
3. Gérer l'affichage des données
En saisissant vos premières données, vous rencontrerez rapidement deux problèmes très courants : le texte qui dépasse de la cellule et des symboles étranges qui apparaissent à la place de vos nombres.
a) Le texte est trop long
Si vous tapez un texte plus long que la largeur de la colonne, il peut soit déborder sur la cellule voisine (si elle est vide), soit être masqué. Pour que tout votre texte soit visible, vous devez élargir la colonne.
b) La colonne est trop étroite pour un nombre
Si une colonne est trop étroite pour afficher un nombre ou une date dans son intégralité, Excel affichera une série de dièses (#######). Ne paniquez pas, vos données ne sont pas perdues ! Il suffit, là encore, d'élargir la colonne.
La vidéo suivante vous montre comment résoudre ces deux situations en ajustant la largeur des colonnes.
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Cette vidéo de GAlanieh explique comment manipuler la taille des lignes et des colonnes.
Regardez attentivement comment : Ajuster manuellement la largeur d'une colonne en glissant le bord de son en-tête ici. Ajuster automatiquement la largeur de plusieurs colonnes à leur contenu en double-cliquant sur le bord dans cette section. C'est une astuce très efficace.
Pour confirmer le problème des #######, la vidéo suivante le mentionne également de manière très claire.
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Cette autre vidéo montre explicitement le cas des dièses (###).
Regardez le segment qui explique pourquoi les dièses apparaissent et comment résoudre le problème en élargissant la colonne.
4. Modifier des données
Une fois qu'une donnée est dans une cellule, vous aurez souvent besoin de la corriger ou de la mettre à jour. Il y a trois façons principales de le faire :
- Remplacer : Sélectionnez la cellule et commencez simplement à taper votre nouvelle donnée. L'ancien contenu sera effacé et remplacé.
- Modifier sur place : Double-cliquez sur la cellule. Un curseur de texte apparaîtra à l'intérieur de la cellule, vous permettant de modifier le contenu existant.
- Modifier dans la barre de formules : Sélectionnez la cellule, puis cliquez dans la barre de formules (juste au-dessus de la grille). C'est la méthode la plus précise, surtout pour les formules que nous verrons plus tard.
5. À vous de jouer !
La théorie est une chose, mais la pratique est essentielle. Pour consolider ce que vous venez d'apprendre, nous allons passer à un exercice concret.
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Le site Morpheus Formation propose une série d'exercices pratiques. Nous allons utiliser le premier.
Sur la page, trouvez la section intitulée "Saisir des données". Cliquez sur le lien de téléchargement (le premier des deux, nommé "1.1.2-Saisir des données pour obtenir le fichier Excel de l'exercice. Ouvrez-le et suivez les instructions qui se trouvent directement dans le fichier. L'objectif est de reproduire un petit tableau en saisissant du texte et des nombres.
Cet exercice vous permettra de mettre en pratique la sélection de cellules, la saisie de différents types de données et l'ajustement des colonnes.
Conclusion
Félicitations ! Vous venez d'acquérir la compétence la plus essentielle d'Excel : peupler une feuille de calcul avec des données. C'est le point de départ de toute analyse financière ou comptable.
Voici les points clés à retenir :
- Pour saisir une donnée, on sélectionne une cellule, on tape, puis on valide avec Entrée.
- Excel distingue les textes (alignés à gauche) des nombres et dates (alignés à droite).
- On peut modifier le contenu d'une cellule en la remplaçant, en double-cliquant dessus, ou en utilisant la barre de formules.
- Si un texte est masqué ou si des
#######apparaissent, il faut élargir la colonne.
Jusqu'à présent, nous avons saisi chaque donnée une par une. C'est parfait pour des informations uniques, mais souvent, vous devrez saisir des séries logiques : les mois de l'année, une suite de numéros de facture, etc. Dans notre prochaine leçon, nous découvrirons un outil incroyablement puissant et rapide pour automatiser cette tâche : la poignée de recopie.