Bonjour ! Dans la leçon précédente, vous avez appris non seulement à saisir une facture fournisseur, mais aussi à y joindre le document original. C'est une compétence essentielle pour une comptabilité bien organisée et traçable.
Introduction
Aujourd'hui, nous abordons une situation courante en entreprise : que faire lorsqu'une facture fournisseur contient une erreur, ou lorsque vous devez retourner de la marchandise défectueuse ? Simplement ignorer ou supprimer la facture n'est pas une option en comptabilité. La solution professionnelle et légale est de créer un avoir fournisseur.
Cette leçon vous guidera pas à pas pour créer un avoir fournisseur dans Odoo. Maîtriser ce processus est fondamental pour maintenir une comptabilité exacte, assurer que vous ne payez que ce que vous devez, et garder une trace claire de toutes vos transactions avec vos fournisseurs. C'est une autre étape clé pour améliorer votre organisation et votre efficacité.
1. Qu'est-ce qu'un avoir fournisseur ?
Avant de passer à la pratique, il est important de bien comprendre ce qu'est un avoir.
Avoirs et remboursements — Documentation Odoo 16.0
La documentation officielle d'Odoo fournit une excellente définition. Un avoir est un document qui vous informe que votre fournisseur vous a crédité d'un certain montant, réduisant ainsi votre dette envers lui.
Lisez la première partie de cette page, jusqu'à la section 'Émettre un avoir'. Concentrez-vous sur la définition et les cas d'utilisation listés (erreur de facture, retour de marchandises, etc.). Notez bien la phrase qui souligne que c'est le seul moyen légal de modifier une facture déjà validée.
Comme vous l'avez lu, un avoir fournisseur est utilisé principalement dans deux types de situations :
- Avoir pour retour de marchandises : C'est le cas le plus fréquent. Vous recevez des produits endommagés ou non conformes et vous les retournez à votre fournisseur. L'avoir vient annuler la dette correspondante.
- Avoir financier : Il n'implique pas de retour de marchandise. Il peut s'agir d'une ristourne de fin d'année accordée par votre fournisseur pour vous remercier de votre fidélité, ou d'un rabais pour un léger défaut que vous acceptez de conserver.
Dans les deux cas, le résultat est le même : le montant que vous devez à votre fournisseur diminue.
2. Comment créer un avoir fournisseur dans Odoo ?
La méthode la plus propre et la plus recommandée dans Odoo est de générer l'avoir directement à partir de la facture fournisseur qu'il corrige. Cela crée un lien direct entre les deux documents, assurant une traçabilité parfaite.
Pour commencer, vous devez ouvrir la facture fournisseur concernée. Le bouton pour créer l'avoir est bien visible.
Une fois que vous cliquez sur ce bouton, Odoo vous propose une petite fenêtre pour configurer l'avoir. Vous devrez généralement fournir :
- Motif : Une courte explication pour vos dossiers (ex: "Marchandise retournée", "Erreur de facturation").
- Date : La date à laquelle l'avoir est enregistré en comptabilité.
- Journal : Le journal comptable à utiliser, qui est généralement le journal des achats par défaut.
Ensuite, Odoo vous demandera de choisir une méthode de remboursement. Les options sont très similaires à celles pour les clients, mais appliquées aux fournisseurs. La documentation suivante, bien que centrée sur les clients, explique les options que vous retrouverez pour les fournisseurs.
Avoirs et remboursements — Documentation Odoo 16.0
Cet extrait de la documentation officielle explique les différentes options pour générer un avoir. Bien que les exemples concernent les clients, le principe est identique pour les fournisseurs.
Lisez les sections 'Remboursement partiel', 'Remboursement intégral', et 'Remboursement intégral et nouvelle facture brouillon'. Comprenez la différence : 'Remboursement partiel' crée un brouillon que vous pouvez modifier (idéal pour un retour partiel), tandis que les autres options sont plus automatisées pour annuler totalement une facture.
En résumé, pour un fournisseur :
- Avoir partiel (
Partial Refund): Odoo crée un brouillon d'avoir. C'est l'option la plus flexible et celle que nous utiliserons le plus. Elle vous permet de supprimer des lignes ou de modifier des quantités, par exemple si vous ne retournez qu'une partie de la commande. - Avoir intégral (
Full Refund): Odoo crée et valide automatiquement un avoir pour la totalité du montant de la facture. C'est utile pour annuler complètement une facture erronée.
La documentation confirme également que le processus pour les fournisseurs est bien celui-ci. La section Enregistrer un remboursement fournisseur (section 5 de la même ressource) indique que vous pouvez soit créer un avoir de zéro (Comptabilité > Fournisseurs > Remboursements), soit, comme nous le faisons, partir de la facture fournisseur et cliquer sur Ajouter un avoir.
3. Exercice pratique : Créer un avoir partiel
Mettons cela en pratique. Nous allons reprendre la facture que nous avons créée pour Fournitures Pro SA dans une leçon précédente et imaginer qu'une partie de la marchandise était défectueuse.
Scénario : Sur la commande de fournitures de bureau (FP-2024-058), vous avez commandé 10 boîtes de stylos, mais 2 d'entre elles sont arrivées avec des stylos qui ne fonctionnent pas. Vous avez contacté le fournisseur et il a accepté que vous les détruisiez et il vous enverra un avoir.
Vos actions dans Odoo :
- Allez dans le module
Comptabilité>Fournisseurs>Factures. - Trouvez et ouvrez la facture
FP-2024-058pourFournitures Pro SA. - Cliquez sur le bouton AJOUTER UN AVOIR.
- Une fenêtre s'ouvre.
- Dans le champ Motif, écrivez
Retour de 2 boîtes de stylos défectueux. - Laissez la date à aujourd'hui.
- Cliquez sur le bouton qui correspond au remboursement partiel (il peut être nommé "Inverser" ou "Créer un avoir brouillon" selon la version).
- Dans le champ Motif, écrivez
- Odoo vous redirige vers un nouveau document : un avoir fournisseur en brouillon. Il ressemble beaucoup à une facture, mais c'est l'inverse.
- Vous remarquerez que toutes les lignes de la facture originale ont été copiées.
- Votre objectif est de ne garder que la ligne correspondant aux 2 boîtes de stylos défectueux.
- Supprimez la ligne concernant les "Ramettes de papier A4" en cliquant sur l'icône de la corbeille à droite de la ligne.
- Sur la ligne restante pour les "Stylos bille noirs", modifiez la Quantité pour y mettre
2.
- Vérifiez que le total de l'avoir correspond bien au prix de 2 boîtes de stylos, taxes incluses. Le document devrait ressembler à l'exemple ci-dessous, avec vos propres articles.
- Quand tout est correct, cliquez sur Confirmer.
- L'avoir est maintenant validé. Si la facture originale n'était pas encore payée, vous verrez que le Montant dû sur cette facture a diminué du montant de l'avoir. Odoo a automatiquement "lettré" (associé) l'avoir à la facture pour réduire le solde.
Félicitations ! Vous avez correctement géré un retour de marchandise en créant un avoir fournisseur.
Conclusion
La gestion des avoirs est une opération comptable fondamentale que vous maîtrisez désormais dans Odoo. C'est une compétence essentielle pour garantir l'exactitude de vos comptes fournisseurs.
Points clés à retenir :
- Un avoir fournisseur est un document qui annule tout ou partie d'une facture fournisseur.
- Il est utilisé pour les retours de marchandises, les erreurs de facturation ou les ristournes financières.
- La méthode la plus sûre est de créer l'avoir directement depuis la facture fournisseur correspondante en utilisant le bouton Ajouter un avoir.
- L'option de remboursement partiel crée un brouillon que vous pouvez modifier, ce qui est idéal pour les retours d'une partie seulement de la commande.
Aperçu de la prochaine leçon :
Maintenant que nous savons enregistrer les factures (ce que nous devons) et les avoirs (les réductions de dette), comment garder une vue d'ensemble de toutes nos dettes et de leurs dates limites ? Dans la prochaine leçon, nous apprendrons à consulter les échéances de paiement aux fournisseurs pour piloter efficacement notre trésorerie.