Questionnaire de Prise de Connaissance Avant le Terrain

1. Rôle et Objectifs du Questionnaire

Le questionnaire de prise de connaissance est un document structuré que l'auditeur prépare pour guider sa collecte d'informations au début de la phase de terrain. Il ne s'agit pas encore de tester les contrôles, mais de s'assurer que nous comprenons le processus "tel qu'il fonctionne" (as-is process).

Ses principaux objectifs sont de :

• Structurer la collecte d'informations : pour ne rien oublier d'essentiel.
• Formaliser la compréhension du processus : qui fait quoi, quand, comment, et avec quels outils (ex: SAP, Excel).
• Identifier les acteurs clés, les documents importants (ex: bons de commande, factures), et les points de contrôle.
• Préparer les entretiens d'audit : en ayant déjà une base d'information, les entretiens peuvent être plus ciblés et efficaces.
• Alimenter et valider la RCM : les réponses au questionnaire permettent de confirmer les contrôles que nous avions identifiés "sur le papier" et d'en découvrir de nouveaux.

En somme, le questionnaire est le pont entre votre analyse préliminaire (la RCM) et la réalité du terrain.

2. La Conception d'un Questionnaire Efficace

La construction d'un bon questionnaire est une étape méthodique. Il ne s'agit pas de poser des questions au hasard, mais de suivre une structure logique qui reflète le déroulement du processus.

Le document de référence sur la méthodologie d'audit que nous avons déjà utilisé contient une fiche outil dédiée au Questionnaire de Contrôle Interne (QCI), qui est une forme spécifique de questionnaire de prise de connaissance.

Comme vous l'avez lu, la conception d'un questionnaire de contrôle interne (QCI) est très structurée. En général, un questionnaire de prise de connaissance complet s'articule autour des sections suivantes :

1. Identification du Processus :

   • Quelle est la finalité (mission) du processus ?
   • Quels sont ses objectifs principaux ?
   • Qui est le propriétaire du processus (process owner) ?
   • Quels sont les indicateurs de performance (KPIs) utilisés pour le piloter ?

2. Acteurs et Responsabilités :

   • Quels sont les différents services/personnes impliqués ?
   • Quel est le rôle de chacun (Qui fait quoi ?) ?
   • Existe-t-il des fiches de poste formalisées ?

3. Déroulement du Processus (le flux) :

   • Quel est l'élément déclencheur du processus (input) ?
   • Quelles sont les grandes étapes séquentielles ?
   • Quels sont les livrables (outputs) ?
   • Quels systèmes d'information (SAP, Sage, etc.) et fichiers (Excel, Access) sont utilisés à chaque étape ?
   • Quels sont les documents clés créés ou utilisés (ex: bons de commande, factures, notes de frais) ?

4. Points de Contrôle et Risques :

   • Comment vous assurez-vous que les informations saisies sont correctes ?
   • Quelles validations ou approbations sont nécessaires ? Qui les effectue ?
   • Comment sont gérées les erreurs ou exceptions ?
   • Existe-t-il une ségrégation des tâches (segregation of duties) ?

5. Documentation et Communication :

   • Le processus est-il décrit dans une procédure formalisée ? Est-elle à jour ?
   • Quels rapports (reports) sont produits ? À qui sont-ils communiqués ?

L'image ci-dessous montre un excellent modèle de questionnaire qui couvre plusieurs de ces aspects de manière structurée.

3. L'Art de Formuler les Bonnes Questions

La qualité de votre questionnaire dépend de la pertinence de vos questions. Un bon auditeur maîtrise différents types de questions pour obtenir les informations les plus riches possible.

La fiche outil sur la conduite d'un entretien, que nous allons maintenant consulter, est parfaitement transposable à la rédaction d'un questionnaire.

Pour résumer et appliquer cela à notre questionnaire, voici comment vous pouvez utiliser ces types de questions :

• Questions Ouvertes : Idéales pour comprendre le déroulement d'une activité.

  • Exemple : "Pouvez-vous décrire les étapes entre la réception d'une facture fournisseur et sa mise en paiement ?"

• Questions Fermées (Oui/Non) : Parfaites pour un QCI visant à vérifier l'existence de contrôles spécifiques.

  • Exemple : "Toutes les factures fournisseurs sont-elles rapprochées d'un bon de commande et d'un bon de réception avant d'être payées ?"

• Questions Factuelles : Pour obtenir des données précises et quantifiables.

  • Exemple : "Quel est le nombre moyen de notes de frais traitées chaque mois ?"

• Questions "Comment" : Pour comprendre le mécanisme d'un contrôle.

  • Exemple : "Comment est effectuée la revue des accès aux profils sensibles dans SAP ?"

Votre questionnaire doit intelligemment combiner ces types de questions pour être à la fois exhaustif et précis.

4. Mise en Pratique : Exemples Concrets

Voyons maintenant à quoi ressemblent des questionnaires utilisés en pratique.

L'image suivante présente un questionnaire typique pour le cycle Achats, un processus que vous avez déjà approché durant vos stages.

Ce format est très efficace pour une évaluation rapide des contrôles clés.

Pour une approche encore plus intégrée, le guide de la CRCC de Paris propose des démarches complètes par processus, où le questionnaire est une étape clé.

Ce que vous venez d'étudier est un excellent exemple de la démarche d'un auditeur. Le questionnaire n'est pas un document isolé. Il fait partie d'une approche globale qui inclut :

1. La préparation (identification des interlocuteurs, collecte d'informations préliminaires).
2. L'utilisation du questionnaire pour structurer l'analyse.
3. La formalisation de la compréhension via un logigramme (flowchart).
4. L'analyse des risques qui en découle.

Le format Étape | Questions à se poser | OUI | NON | Si non existants, actions correctrices à mettre en place est particulièrement puissant car il pousse l'auditeur à penser immédiatement aux implications d'une faiblesse de contrôle.

Conclusion

Vous maîtrisez désormais la conception d'un outil indispensable à la préparation de vos missions d'audit. Le questionnaire de prise de connaissance est bien plus qu'une simple liste de questions : c'est l'expression de la curiosité structurée et du scepticisme professionnel de l'auditeur.

Points clés à retenir :

• Le questionnaire de prise de connaissance est l'outil principal pour comprendre un processus en début de fieldwork.
• Il sert à alimenter et valider votre RCM en collectant des informations détaillées sur le terrain.
• Sa conception doit être logique et structurée, en suivant le flux du processus et en couvrant ses aspects clés (acteurs, étapes, contrôles, systèmes).
• Un bon questionnaire alterne entre questions ouvertes (pour comprendre) et questions fermées (pour vérifier), adaptant la formulation au but recherché.

Aperçu de la prochaine leçon :

Le questionnaire nous a permis de rassembler une grande quantité d'informations brutes. Mais comment synthétiser tout cela pour avoir une vue claire et partagée du processus ? C'est ce que nous verrons dans la prochaine leçon : "Analyser un processus (narration, flowchart) pour identifier les contrôles clés et les faiblesses potentielles". Nous apprendrons à transformer les réponses du questionnaire en descriptions narratives et en diagrammes de flux (flowcharts), des outils visuels puissants pour communiquer notre compréhension du processus et mettre en évidence ses forces et faiblesses.