Conception de tests d'audit pour le processus de trésorerie

1. L'Approche de Test pour l'Audit de la Trésorerie

En audit, pour évaluer un processus, nous utilisons principalement deux types de tests que vous connaissez déjà :

• Les tests de contrôle (tests of controls) : Ils visent à évaluer si les contrôles internes sont bien conçus (design effectiveness) et s'ils fonctionnent comme prévu dans la durée (operating effectiveness).
• Les tests substantifs (substantive tests) : Ils cherchent à détecter des anomalies significatives directement dans les soldes des comptes (par exemple, le solde du compte en banque) ou les flux de transactions.

Compte tenu du volume élevé de transactions et du risque inhérent de fraude, l'audit de la trésorerie s'appuie massivement sur les tests de contrôle. Si nous pouvons prouver que les contrôles sont fiables, nous pouvons réduire l'étendue de nos tests substantifs.

La démarche générale de test est bien résumée dans le document suivant, qui distingue les tests de conformité (pour vérifier l'existence et la conception du contrôle) des tests de permanence (pour vérifier son application continue).

Maintenant, appliquons cette démarche à la conception de tests spécifiques pour les contrôles que nous avons identifiés dans la leçon précédente.

2. Conception des Tests pour les Contrôles Clés

A. Test du Rapprochement Bancaire (Bank Reconciliation)

Le rapprochement bancaire est un contrôle détectif fondamental. Le tester ne consiste pas seulement à vérifier qu'il est fait, mais aussi qu'il est fait correctement, à temps, et par la bonne personne.

Objectif du test : S'assurer que les rapprochements bancaires sont réalisés de manière régulière et rigoureuse, que les écarts sont analysés et résolus rapidement, et que le contrôle est effectué par une personne indépendante des processus de paiement.

Voici une procédure de test typique que vous pouvez appliquer :

1. Sélectionner un échantillon : Choisissez les rapprochements bancaires de 2 ou 3 mois de l'année.
2. Vérifier la ponctualité et la revue :
   • Confirmez que chaque rapprochement a été réalisé rapidement après la fin du mois (par ex., dans les 5 jours ouvrables).
   • Recherchez la preuve d'une revue par un superviseur (signature, paraphe).
3. Vérifier la ségrégation des tâches : Assurez-vous que la personne qui prépare le rapprochement n'est pas impliquée dans l'autorisation ou l'enregistrement des paiements.
4. Revérifier le rapprochement : Pour un des mois sélectionnés, effectuez les vérifications suivantes :
   • Le solde bancaire sur le rapprochement correspond-il au solde final du relevé bancaire ?
   • Le solde comptable sur le rapprochement correspond-il au solde du compte "Banque" dans le grand livre ?
   • L'addition arithmétique du rapprochement est-elle correcte ?
5. Analyser les éléments en suspens (reconciling items) :
   • Examinez les chèques non encore débités et les remises non encore créditées. Y a-t-il des éléments très anciens ? Un chèque émis il y a plus de 6 mois est un "red flag".
   • Pour un échantillon d'éléments anciens, suivez-les jusqu'au relevé bancaire du mois suivant pour voir s'ils ont été apurés. Sinon, demandez des explications.

La ressource suivante détaille précisément les points à vérifier lors d'un test de permanence sur les rapprochements.

Les logiciels de comptabilité modernes, comme ceux que vous avez pu utiliser (Sage, SAP), facilitent grandement ce processus, comme le montre l'image ci-dessous.

B. Test des Paiements et des Accès aux Plateformes Bancaires

Ce test vise le cœur du risque de fraude : s'assurer que seuls les paiements légitimes sont effectués et que l'accès aux "clés du coffre" (les plateformes bancaires) est strictement contrôlé.

1. Test des Autorisations de Paiement

Objectif du test : Vérifier que chaque paiement est valide, correctement autorisé selon la politique de l'entreprise (ex: double signature), et correctement enregistré.

Procédure de test par échantillonnage (sampling) :

1. Sélectionner un échantillon : À partir du journal des décaissements, sélectionnez un échantillon de 25 à 40 paiements effectués durant la période.
2. Obtenir les pièces justificatives : Pour chaque paiement sélectionné, demandez le dossier de paiement complet : facture originale du fournisseur, bon de commande (Purchase Order), bon de réception, et la preuve de l'autorisation de paiement.
3. Vérifier la validité et l'autorisation :
   • La dépense est-elle plausible et liée à l'activité de l'entreprise ?
   • La facture a-t-elle été approuvée par le manager compétent ?
   • Le paiement a-t-il été autorisé conformément à la matrice de délégation de pouvoirs ? (Par exemple, un paiement de 50 000 € nécessite-t-il bien les deux signatures du Directeur Financier et du Directeur Général ?)
4. Prévenir le double paiement : Vérifiez que la facture originale a été oblitérée avec un tampon "PAYÉ" (ou une mention équivalente) pour empêcher sa réutilisation.
5. Rapprocher avec la banque : Retracez le paiement de l'échantillon jusqu'au relevé bancaire pour confirmer le montant, la date et le bénéficiaire.

2. Test des Accès aux Plateformes Bancaires

Ceci est un test de contrôle général informatique (IT General Control ou ITGC) crucial.

Objectif du test : S'assurer que seuls les employés autorisés ont accès aux systèmes de paiement en ligne et que leurs droits respectent le principe de séparation des tâches.

Procédure de test :

1. Obtenir la liste des utilisateurs : Demandez un export de la liste de tous les utilisateurs ayant des droits sur les plateformes bancaires, avec le détail de leurs habilitations ("création de virement", "approbation de virement", "consultation seule").
2. Comparer avec les RH : Rapprochez cette liste avec le fichier du personnel pour vous assurer que tous les utilisateurs sont des employés actuels.
3. Analyser la pertinence des droits :
   • Pour un échantillon d'utilisateurs, vérifiez que leurs droits sont cohérents avec leur fonction. Un comptable fournisseurs peut avoir le droit de préparer un paiement, mais ne devrait pas pouvoir l'approuver.
   • Recherchez activement les conflits de droits (combinaisons "toxiques"). Par exemple, une même personne peut-elle créer un fournisseur, préparer un virement pour ce fournisseur, ET l'approuver ? C'est un risque de fraude majeur.
4. Vérifier le processus de départ : Sélectionnez quelques employés ayant quitté l'entreprise dans l'année et vérifiez que leurs accès bancaires ont été révoqués le jour de leur départ.

3. Utiliser l'Analyse de Données en Audit de Trésorerie (CAATs)

Votre aisance avec des outils comme Excel, Power BI et SQL est un atout majeur en audit moderne. Plutôt que de se limiter à des échantillons, les Techniques d'Audit Assistées par Ordinateur (Computer-Assisted Audit Techniques ou CAATs) permettent d'analyser 100% des transactions pour identifier des anomalies et des "red flags".

Pour le cycle de trésorerie, vous pouvez extraire le journal complet des décaissements de l'année (souvent au format du Fichier des Écritures Comptables - FEC en France) et l'analyser.

Le document suivant, destiné aux Commissaires aux Comptes, propose d'excellents exemples de tests de données que vous pouvez réaliser.

Voici quelques-uns de ces tests, que vous pouvez réaliser avec Excel ou Power BI :

• Identifier les ruptures de séquence numérique des chèques émis : Un trou dans la séquence peut indiquer un chèque détruit ou utilisé frauduleusement. Un doublon est encore plus suspect.
• Identifier les écritures manuelles passées dans les comptes de trésorerie : Les écritures qui ne proviennent pas des journaux auxiliaires automatisés (achats, ventes) sont à haut risque. Isolez-les et testez leur justification.
• Rechercher des paiements en double : Triez le fichier des paiements et recherchez des transactions avec le même fournisseur, le même numéro de facture et le même montant.
• Identifier les paiements juste en dessous des seuils d'approbation : Si un manager doit approuver tout paiement > 5 000 €, recherchez les paiements multiples de 4 999 € au même fournisseur sur une courte période.
• Rapprocher les numéros de chèques débités en banque avec ceux enregistrés en comptabilité : Ceci permet de vérifier l'exhaustivité des enregistrements comptables.

Conclusion

Félicitations ! Vous savez désormais comment passer de la compréhension des contrôles à la conception de procédures de test concrètes pour l'audit de la trésorerie. Vous êtes capable de formuler un programme de travail pour évaluer l'un des processus les plus sensibles de l'entreprise.

Points clés à retenir :

• La conception de tests d'audit consiste à définir des étapes précises pour collecter des preuves sur l'efficacité des contrôles.
• Les tests clés en trésorerie incluent la revue détaillée des rapprochements bancaires, le test par échantillonnage des autorisations de paiement, et la revue des droits d'accès aux systèmes bancaires.
• La séparation des tâches est le fil rouge de ces tests : qui prépare ? qui approuve ? qui enregistre ? qui réconcilie ? Ces personnes doivent être différentes.
• Les CAATs (analyses de données) sont des outils puissants pour tester 100% des transactions et identifier des anomalies (doublons, ruptures de séquence, etc.) qu'un échantillonnage pourrait manquer.

Aperçu de la prochaine leçon :

Nous avons maintenant audité deux processus de support financiers critiques : la paie et la trésorerie. Dans la prochaine leçon, nous nous tournerons vers un processus à la croisée de l'opérationnel et du financier : la gestion des stocks. Nous analyserons ses risques spécifiques, comme le vol, les dommages et l'obsolescence, et les contrôles clés pour les maîtriser, notamment l'inventaire physique et les procédures de valorisation.