Synchronisation Google Sheets vers HubSpot.

1. Préparation de l'environnement

Avant de commencer à construire le workflow, assurons-nous que tout est en place.

a) Le Google Sheet

Créez une nouvelle feuille de calcul dans votre Google Drive. Nommez-la Nouveaux Leads par exemple.
Dans la première ligne, définissez les en-têtes de colonnes suivants :
Prénom, Nom, Email, Entreprise

Ajoutez une ou deux lignes de données fictives pour les tests initiaux. Par exemple :

Important : Si vous utilisez un Compte de Service pour la connexion (comme recommandé dans la leçon précédente), n'oubliez pas de partager cette feuille de calcul avec l'adresse email de votre compte de service en lui donnant des droits d'éditeur.

b) Les credentials n8n

Assurez-vous que vos identifiants (credentials) pour Google Sheets et HubSpot sont bien configurés et fonctionnels dans votre instance n8n. Nous les avons configurés dans les leçons 7.1 et 7.3.

2. Construction du Workflow étape par étape

Créons maintenant le workflow dans n8n. La logique est simple : un déclencheur et une action.

Étape 1 : Le Déclencheur Google Sheets

Contrairement à la leçon précédente où nous utilisions le nœud Google Sheets pour des opérations ponctuelles, nous allons ici l'utiliser comme déclencheur (trigger). Il surveillera activement notre feuille et démarrera le workflow à chaque ajout de ligne.

1. Créez un nouveau workflow et, à la place du nœud Start, supprimez-le et ajoutez un nœud Google Sheets Trigger.
2. Sélectionnez vos identifiants Google Sheets.
3. Dans le champ Trigger On, choisissez On Row Added.
4. Dans Document ID, sélectionnez votre feuille de calcul Nouveaux Leads.
5. Dans Sheet Name, sélectionnez la feuille (onglet) correspondante.
6. Vous pouvez laisser l'intervalle de vérification (Poll Times) par défaut (toutes les minutes).

Ce nœud va maintenant s'exécuter périodiquement. S'il trouve une nouvelle ligne depuis sa dernière vérification, il démarrera le workflow en passant les données de cette ligne dans sa sortie.

Étape 2 : Le Nœud d'Action HubSpot

Connectez un nœud HubSpot à la sortie du déclencheur Google Sheets. C'est ce nœud qui se chargera de la création du contact.

1. Sélectionnez vos identifiants HubSpot.
2. Resource: Contact.
3. Operation: Create or Update. C'est une pratique essentielle pour éviter de créer des doublons. Si un contact avec le même identifiant existe déjà, il sera mis à jour. Sinon, il sera créé.
4. Contact Identifier: Email. HubSpot utilisera l'adresse email comme clé unique pour identifier les contacts existants.
5. Email: Utilisez l'éditeur d'expressions pour mapper l'email provenant du déclencheur. La donnée se trouve dans {{ $json.body.Email }}.
6. Dépliez la section Properties pour mapper les autres champs :
   • First Name: {{ $json.body.Prénom }}
   • Last Name: {{ $json.body.Nom }}
   • Company: {{ $json.body.Entreprise }}

Votre workflow est maintenant complet ! Il devrait ressembler à ceci : Google Sheets Trigger → HubSpot.

L'article suivant, bien qu'il inclue des étapes supplémentaires comme des notifications Slack, décrit précisément le cœur de la logique que nous venons de construire.

3. Test et Validation

Il est temps de vérifier que notre automatisation fonctionne comme prévu.

1. Enregistrez et activez votre workflow en basculant l'interrupteur en haut à droite de l'éditeur n8n.
2. Retournez dans votre feuille Google Sheets Nouveaux Leads.
3. Ajoutez une nouvelle ligne avec les informations d'un contact fictif.
4. Patientez (jusqu'à une minute, selon votre configuration de polling) et consultez l'onglet "Executions" dans n8n. Vous devriez voir une exécution réussie.
5. Connectez-vous à votre compte HubSpot et vérifiez que le nouveau contact a bien été créé.
6. Test de la mise à jour : Ajoutez une autre ligne dans votre Google Sheet, mais en utilisant le même email que le contact précédent, et changez par exemple le nom de l'entreprise. Vérifiez dans HubSpot que la fiche du contact existant a bien été mise à jour avec la nouvelle information, sans créer de doublon.

4. Solution de l'Exercice

Comme demandé, voici le code JSON complet du workflow. Vous pouvez l'importer dans n8n (via Import > From Clipboard) pour comparer avec votre propre solution ou pour vous débloquer si nécessaire.

N'oubliez pas de remplacer les valeurs YOUR_... par vos propres ID de document, noms de feuille et identifiants de credentials.

{
  "name": "Sync Google Sheets to HubSpot",
  "nodes": [
    {
      "parameters": {
        "pollTimes": {
          "mode": "everyX",
          "value": 1,
          "unit": "minutes"
        },
        "documentId": "YOUR_SHEET_ID_HERE",
        "sheetName": "YOUR_SHEET_NAME_HERE",
        "options": {}
      },
      "name": "Google Sheets Trigger",
      "type": "n8n-nodes-base.googleSheetsTrigger",
      "typeVersion": 1,
      "position": [
        450,
        300
      ],
      "credentials": {
        "googleSheetsApi": {
          "id": "YOUR_GOOGLE_CREDENTIALS_ID",
          "name": "Your Google Sheets Credentials"
        }
      }
    },
    {
      "parameters": {
        "resource": "contact",
        "operation": "createOrUpdate",
        "contactIdentifier": "email",
        "email": "{{$json.body.Email}}",
        "properties": {
          "firstname": "{{$json.body.Prénom}}",
          "lastname": "{{$json.body.Nom}}",
          "company": "{{$json.body.Entreprise}}"
        },
        "options": {}
      },
      "name": "HubSpot",
      "type": "n8n-nodes-base.hubSpot",
      "typeVersion": 1,
      "position": [
        680,
        300
      ],
      "credentials": {
        "hubSpotApi": {
          "id": "YOUR_HUBSPOT_CREDENTIALS_ID",
          "name": "Your HubSpot Credentials"
        }
      }
    }
  ],
  "connections": {
    "Google Sheets Trigger": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "HubSpot",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  },
  "active": false,
  "settings": {},
  "id": "sync-gs-to-hs"
}

Conclusion

Félicitations ! Vous avez construit un workflow de synchronisation de données robuste et fonctionnel. C'est une étape majeure qui combine plusieurs concepts clés de n8n.

Points clés à retenir :

• Le nœud Google Sheets peut agir comme un déclencheur (Trigger) pour surveiller les ajouts (ou modifications) de lignes.
• L'opération Create or Update est fondamentale pour construire des workflows idempotents, c'est-à-dire des workflows qui peuvent être exécutés plusieurs fois sans produire d'effets de bord indésirables comme des doublons.
• Le mappage de données via les expressions est au cœur de n8n pour faire transiter l'information d'un service à un autre.

Dans la prochaine leçon, nous aborderons le problème inverse : comment récupérer les contacts mis à jour dans HubSpot et mettre à jour une feuille Google Sheets correspondante. Cela vous donnera les outils pour construire une synchronisation bidirectionnelle. À très bientôt