Automatisation de la gestion des e-mails : de la boîte de réception à Slack

Aperçu du Workflow

Avant de commencer, visualisons le flux que nous allons construire. Il comportera les étapes suivantes :

1. Déclencheur (Trigger) : Un nœud Gmail (ou IMAP) qui se déclenche à la réception d'un nouvel email.
2. Filtre : Un nœud IF pour s'assurer que l'email contient bien une pièce jointe.
3. Extraction : Un nœud pour extraire des données structurées (ex: numéro de facture, montant) directement depuis la pièce jointe PDF.
4. Notification : Un nœud Slack pour envoyer un message formaté contenant les données extraites.

Étape 1 : Configurer le Déclencheur pour Télécharger les Pièces Jointes

La première étape consiste à configurer un déclencheur qui non seulement détecte les nouveaux emails mais télécharge aussi leurs pièces jointes sous forme de données binaires, prêtes à être traitées.

Pour notre exercice, il est impératif d'accéder aux pièces jointes. Pour cela, vous devez effectuer une configuration spécifique qui n'est pas activée par défaut.

Instructions pratiques :

1. Créez un nouveau workflow et ajoutez un nœud Gmail comme déclencheur.
2. Configurez vos credentials si ce n'est pas déjà fait.
3. Dans les paramètres du nœud, assurez-vous que l'option Simplify est décochée.
4. Activez l'option Download Attachments.
5. Exécutez Fetch test event pour récupérer un email de test contenant une pièce jointe (vous pouvez vous en envoyer un à vous-même). Vous devriez voir dans la sortie du nœud une propriété binary contenant les données du fichier.

Pour rendre notre workflow plus robuste, ajoutons un nœud IF juste après le déclencheur pour ne continuer l'exécution que si une pièce jointe a effectivement été téléchargée.

• Nœud : IF
• Condition : Dans Value 1, utilisez une expression pour vérifier si la propriété binaire existe. Par exemple : {{ $json.binary.attachment_0 }}.
• Operation : Is Not Empty

Étape 2 : Extraire les Informations de la Pièce Jointe

C'est le cœur de notre exercice. Nous allons supposer que la pièce jointe est une facture au format PDF et que nous voulons en extraire le numéro de facture et le montant total.

n8n propose des nœuds basés sur l'IA qui simplifient grandement cette tâche. Nous allons utiliser le nœud Extract from PDF.

Instructions pratiques :

1. Préparez un PDF de test : Créez un simple fichier PDF contenant du texte comme : Facture N°: FACT-2024-001 et Montant Total: 149.99 EUR. Envoyez-le par email à la boîte que votre workflow surveille.

2. Ajoutez le nœud Extract from PDF après la sortie true de votre nœud IF.

3. Configurez le nœud :

   • Source Data is: Binary.
   • Binary Property: Utilisez l'éditeur d'expressions pour pointer vers les données binaires de votre pièce jointe. Le chemin sera probablement {{ $json.binary.attachment_0 }}. Le _0 à la fin indique qu'il s'agit de la première pièce jointe.
   • Extraction Values: C'est ici que vous décrivez à l'IA ce que vous cherchez.
     • Cliquez sur Add Value.
     • Name: invoice_number, Type: String, Description: Le numéro de la facture, souvent précédé des mots 'Facture N°' ou 'Invoice Number'.
     • Cliquez à nouveau sur Add Value.
     • Name: total_amount, Type: Number, Description: Le montant total final de la facture, souvent indiqué comme 'Total' ou 'Grand Total'.

4. Testez le nœud. Exécutez-le avec les données de l'étape précédente (vous pouvez "épingler" la sortie du nœud Gmail pour la réutiliser sans refaire de fetch). En sortie, vous devriez obtenir un objet JSON contenant les propriétés invoice_number et total_amount avec les valeurs extraites de votre PDF.

Étape 3 : Envoyer un Résumé sur Slack

Nous avons maintenant toutes les informations nécessaires : les détails de l'email initial et les données extraites du PDF. Il ne reste plus qu'à les assembler dans un message Slack clair et concis. Cette étape est une application directe de ce que nous avons vu dans la leçon précédente.

Instructions pratiques :

1. Ajoutez un nœud Slack après le nœud Extract from PDF.

2. Configurez-le :

   • Sélectionnez vos credentials Slack.
   • Operation: Send Message.
   • Channel: Choisissez le canal de destination (ex: #invoices).
   • Message Text: Composez un message dynamique en utilisant les données des nœuds Gmail Trigger et Extract from PDF.
     Par exemple :

     Nouvelle facture reçue ! :page_with_curl:
     *De :* {{ $node["Gmail Trigger"].json.from.address }}
     *Sujet :* {{ $node["Gmail Trigger"].json.subject }}
     ---
     *Numéro de facture :* {{ $node["Extract from PDF"].json.invoice_number }}
     *Montant Total :* {{ $node["Extract from PDF"].json.total_amount }} EUR
     

   • Astuce : L'utilisation de Markdown (comme *texte* pour l'italique) rendra votre notification beaucoup plus lisible.

3. Testez le nœud et vérifiez que vous recevez bien la notification dans votre canal Slack avec les bonnes informations.

Étape 4 : Finalisation et Activation

Votre workflow est maintenant complet ! Avant de l'activer pour qu'il s'exécute en continu, il est bon de tout vérifier.

1. Nommez vos nœuds de manière descriptive (ex: Get New Email, Extract Invoice Data, Notify Slack).
2. Sauvegardez votre workflow.
3. Activez-le en basculant l'interrupteur Active en haut à droite de l'éditeur.

Votre système est désormais opérationnel. Chaque fois qu'un email avec une pièce jointe arrivera dans la boîte mail surveillée, le workflow s'exécutera, tentera d'extraire les informations de la facture, et vous notifiera sur Slack.

Conclusion

Félicitations ! Vous avez construit un workflow d'automatisation complet et à forte valeur ajoutée. Cet exercice consolide de nombreuses compétences fondamentales de n8n.

Points clés à retenir :

• Pour traiter les pièces jointes, il est essentiel de configurer le déclencheur d'email pour désactiver Simplify et activer Download Attachments.
• Les nœuds d'IA comme Extract from PDF permettent d'extraire des données structurées à partir de fichiers non structurés, directement au sein de n8n.
• La composition de messages dynamiques avec des données provenant de plusieurs nœuds précédents est la clé pour créer des notifications riches et contextuelles.
• Un workflow bien construit est une suite logique de petites étapes : Déclencher -> Filtrer -> Traiter -> Notifier.

Dans le prochain module, nous aborderons un autre aspect fondamental de nombreux systèmes d'automatisation : le stockage de données. La première leçon portera sur la connexion de n8n à des bases de données comme PostgreSQL ou MySQL pour y lire et écrire des informations, ce qui serait l'étape logique suivante pour notre workflow de factures.